¿Basta con estar bien preparado para una reunión: conocer los temas que se van a tratar y las decisiones clave que hay que tomar? ¿Es suficiente comprender y sopesar los riesgos y retos a los que se enfrenta la organización? ¿Basta con realizar las tareas o acciones de seguimiento que se acuerden en la reunión?
Todas estas son recomendaciones populares para llevar a cabo una reunión de junta directiva eficaz. Sin duda son ciertas, pero no suficientes. ¿Has experimentado a preparar todos los temas, a pensar de antemano en las preguntas o aclaraciones que hay que abordar, a estar al tanto de las cuestiones legales, reglamentarias o de gobierno que requieren atención y… finalmente te encuentras atascado en una reunión? ¿Cuántas reuniones terminan sin casi avances, con cada miembro defendiendo su punto de vista?
Sugiero algunos consejos para cambiar el estado de ánimo de la reunión de la junta directiva y avanzar hacia la eficacia:
Empieza rompiendo el hielo
Puedes encontrar cientos de ejercicios en internet. Un rompehielos sencillo podría ser: “Comparte algo verdadero, desconocido y sorprendente sobre ti“. El objetivo aquí es empezar a abrirse y mostrar tu identidad, tus valores y quién eres realmente a los demás miembros.
Otro rompehielos podría ser sentarse en círculo y pasar un pequeño objeto de mano en mano mientras se repite una frase simple con diferentes emociones. Se puede decir la frase en un tono normal, luego como si fueses un camello, muy rápido, luego sosteniendo el objeto con cuidado, seduciendo el objeto, como si estuvieras borracho, muy triste, etc.
Incluye movimiento corporal
Puedes incorporar movimientos corporales en el rompehielos. Por ejemplo, pon música y permite que cada miembro del grupo lidere los movimientos durante un tiempo, mientras los demás siguen sus movimientos y el ritmo de la música. El objetivo aquí es dejar de pensar, centrarse en el cuerpo, relajarse, disfrutar, experimentar la diferencia entre liderar y seguir, y sentir la colaboración y la sinergia entre los miembros.
Cada miembro del equipo también puede simplemente caminar por la sala de reuniones escuchando la música, luego detenerse y estirar su cuerpo, o cerrar los ojos y mover las manos siguiendo la música.
Evita hablar unos sobre otros
Para regular quién habla en un grupo y fomentar una comunicación más dialogante en situaciones de conflicto, puedes invitar a los miembros a sentarse en círculo alrededor de un “palo de la palabra”. Solo la persona que sostiene el bastón puede hablar, mientras que los demás deben escuchar. Cuando la persona termina de hablar, debe colocar el bastón en el centro del círculo. Solo entonces otro miembro puede recogerlo y tomar la palabra.
Esta herramienta ayuda a las personas a respetar los turnos de palabra, practicar su tono de voz al dirigirse a los demás y acostumbrarse a escuchar a quienes forman parte del conflicto.
Descúbrete a ti mismo y a los demás miembros
¿Cuándo una conversación con amigos y familiares es significativa y productiva? Muchas personas responderían que cuando hay confianza entre ambos. Esta regla también se aplica a las reuniones del consejo. ¿Qué podrías hacer para fortalecer la confianza entre los miembros del consejo?
Por ejemplo, puedes dedicar periódicamente los primeros 10 minutos de una reunión a conocer mejor a cada miembro y fomentar la conexión con los demás. Para ello, cada miembro puede preparar una presentación de 5 minutos sobre sus valores más importantes en la vida y cómo se ve a sí mismo en 10 años. Además de compartir imágenes que representen sus valores fundamentales, pueden elegir un lema que refleje el momento de vida en el que se encuentran.
Definir los valores del comité directivo trabajando juntos
Cada año, dedica una reunión para definir o actualizar los valores del comité directivo. Es posible que los miembros hayan cambiado o que las personas hayan modificado sus propios valores con el tiempo.
Puedes utilizar tarjetas con imágenes como herramienta. Coloca 50 tarjetas con imágenes sobre la mesa y permite que cada miembro elija tres. Luego, cada persona explica por qué seleccionó esas imágenes y cuál es el impacto de esos valores en el comité directivo. Después, acuerden un número limitado de valores comunes que representen a todos los miembros y al comité como entidad. Es fundamental que cada miembro sienta que sus valores están reflejados en los valores compartidos.
Definir y rotar roles en la reunión
¿Alguna vez has experimentado que, después de una reunión compleja, nada cambia y casi ningún miembro del comité directivo se compromete con el plan de acción? ¿O reuniones interminables sin lograr acuerdos en temas clave?
Una herramienta útil para mejorar la efectividad de las reuniones es la de los “Roles Delegados”, inventada por Alain Cardon. La idea es distribuir responsabilidades que suelen concentrarse en una sola persona entre diferentes miembros del consejo. Así, cada miembro tendrá dos roles: su rol formal (Director de RRHH, Jefe de Marketing, Country Manager, etc.) y un “rol delegado” específico para esa reunión. Los diferentes roles son: Facilitador: guía la reunión y mantiene el enfoque. Guardatiempo: controla la duración de cada punto y mantiene la agenda en marcha. Tomador de decisiones: impulsa el cierre de acuerdos cuando sea necesario. Escribano: documenta los puntos clave y acuerdos. Coach: observa las dinámicas del grupo, refleja actitudes y proporciona retroalimentación sobre la interacción. En la siguiente reunión, cada miembro asumirá un nuevo rol delegado, permitiéndole experimentar lo que implica resumir acuerdos, facilitar la toma de decisiones o dar feedback, y brindándole la oportunidad de mejorar su desempeño en cada rol.
Definir la misión y visión del comité directivo
He visto muchas organizaciones con su misión y visión impresas en las paredes de sus oficinas o fábricas, pero en realidad estas frases ya no tienen sentido para las personas que trabajan allí: “ser el líder en…”, “ofrecer experiencias inolvidables…”, “mostrar lo mejor…”.
Dedicar una reunión del consejo cada 1 o 2 años a redefinir la visión y actualizar, si es necesario, la misión puede hacer que estos conceptos cobren vida y se alineen con la realidad del equipo. La “visión” en su esencia más simple, responde a dónde y cómo estará el comité directivo dentro de 2-3 años, descrito con detalles sensoriales. ¿Estaremos celebrando en una azotea? ¿Reuniéndonos en la playa mientras ofrecemos nuestros servicios al mercado?
La “misión” responde al porqué queremos ofrecer estos servicios o productos y cómo contribuirán a la evolución de la sociedad. A diferencia de la visión, la misión suele ser más estable en el tiempo.
Puede pedirles a los miembros de la junta que primero dibujen con marcadores o pinten el futuro de la organización y el propósito de todo el trabajo de la junta a lo largo de los años y décadas. Luego, pueden compartir y explicar sus dibujos o pinturas, revelando sus verdaderos deseos y temores. Finalmente, pueden dibujar o pintar una nueva visión del futuro y el propósito de la organización.
Definir reglas para gestionar conflictos
“El conflicto entre estas dos personas nos está bloqueando.” “Ha habido dos bandos enfrentados durante años.” “Algunos miembros apenas se hablan o se evitan.” ¿Te suenan estas situaciones? La mayoría de los consejos directivos han vivido algo similar.
Para evitar conflictos interminables y garantizar reuniones efectivas, puedes aplicar algunos de los consejos mencionados anteriormente. Un comité directivo donde cada miembro es consciente de sus fortalezas y debilidades, así como las de los demás, gestionará los conflictos de manera más madura, sin dejar espacio para luchas de egos.
Cada seis meses, puedes dedicar los primeros 20 minutos de una reunión del comité directivo a definir las mejores estrategias para anticipar o resolver conflictos respondiendo a preguntas como: ¿Qué haremos cuando un miembro del comité llegue tarde? ¿Qué haremos si un miembro no cumple con lo acordado? ¿Cómo nos aseguraremos de mantener la calma en una discusión?
Estas recomendaciones no son exhaustivas, pero pueden servir como una guía para consejos comprometidos con su desarrollo. Me encantaría conocer tu experiencia como miembro de un consejo. Comparte tus consejos para mejorar la efectividad de las reuniones en los comentarios.
Si quieres más herramientas para facilitar las reuniones de un comité directivo (o de un consejo de administración), agenda una llamada gratuita conmigo.